Doe-het-zelf implementaties…

 Het succes van IKEA is natuurlijk primair te danken aan die heerlijke kartonnen balletjes met reuzel en jam. Maar wat zeker ook een rol heeft gespeeld is het gemak waarmee je zo’n stapeltje planken tot een heuse kast kunt omtoveren. Met het gebruik van een enkel inbussleuteltje.. En nou niet zeuren over blaren of de eenheidslook, het heeft er wel toe geleid dat de mensen over de wereld hun eigen huis zelf kosteneffectief kunnen inrichten. En dat heeft mij en KBenP compadre Sven Blom op een idee gebracht…

 Zorgvuldige selectie
Kijk, veel gemeenten hebben een zaaksysteem op de plank liggen, of zijn bezig met een kansloos implementatietraject. Dit kost nodeloos tijd en geld en frustreert daarnaast de hele organisatie met alle gevolgen voor toekomstige veranderingen. Die systemen zijn vaak na zeer zorgvuldige selectietrajecten aangeschaft en het is dus een logische vraag hoe zo’n super-de-luxe zaaksysteem zo belabberd in te voeren is. Nou ja, misschien een vraag voor de lezer. Wij snappen het wel.

 122636

Focus op systeem
Aanbestedingen worden namelijk gedaan met focus op eenmalige- en terugkerende kosten van systeem en technische ondersteuning en kwaliteit van product en leverancier. Dit dekt alleen het turn-key opleveren en basisonderhoud van het systeem. En toch blijven we allemaal maar roepen, dat het niet de techniek is maar de organisatorische inrichting, die het zaakgericht werken tot een succes zal maken. De organisatorische inrichting is een veel grotere component van de totale kosten en –misschien nog wel belangrijker- de drijfveer van het draagvlak onder de mensen die er mee moeten werken. En laat dat nu juist geen onderdeel zijn van een gemiddelde aanbesteding. Sterker nog, het implementatieplan moet nog geschreven worden.

 “Te complex”
En dat is een hardnekkig probleem. Experimenten met aanbestedingstrajecten waarin zowel systeem als implementatie werden uitgevraagd leverden óf een goede systeemleverancier met als consultant verklede techneuten op, óf een organisatieadviesbureau dat met SAP een midoffice probeerde te imiteren (waar gebeurd, I kid you not). En na een korte flirt met ‘gedwongen huwelijken’ (*kuch* ANDEZ*kuch*) laat iedereen het maar rusten. Met alle gevolgen van dien. “Te complex”, heet het dan, en het ligt allemaal aan het systeem…

Implementatiekracht
Toch hoeft het helemaal niet ingewikkeld te zijn. Het draait namelijk niet om de implementatiekracht van de leverancier, maar om die van de gemeente zelf. Zaaksystemen die succesvol zijn bij gemeentebrede invoering van zaakgericht werken zijn in de ervaring van de schrijvers namelijk vrijwel altijd systemen die eenvoudig en snel zijn te configureren, zonder tussenkomst van de leverancier. Het systeem is geen belemmering in de snelheid waarmee de het zaakgericht werken wilt invoeren. 

Overigens werkt deze redenatie niet andersom: Een eenvoudig implementeerbaar systeem weegt nooit op tegen incompetente projectsturing. Er zijn projectleiders die *elk* project kunnen laten mislukken ;-)

Waar waren we? Oh ja…

Voordelen
Eenvoudige implementeerbaarheid heeft allerlei fijne gevolgen. Ten eerste kost de inrichting minder geld. Een consultant van een leverancier kost je gerust 1000 euro per dag waarvan ze er maar 6 op locatie zijn en een Functioneel Beheerder in schaal 10 kost de helft. Tel uit je winst. Ten tweede is de organisatie niet meer afhankelijk en kan dus zelf de agenda voor de inrichting bepalen. Ten slotte heeft de organisatie nu zelf de wendbaarheid om de veranderingen uit Den Haag vorm te geven en te ondersteunen met nieuwe zaaktypen wanneer de situatie daar om vraagt. Dat soort weerbaarheid is goud waard in tijden van decentralisaties en gemeenschappelijke regelingen.  En mocht je dan toch tot de conclusie komen dat je ondersteuning nodig hebt, dan ben je vrij om daarvoor iedereen te kiezen: het onafhankelijke organisatieadviesbureau of de technische leverancier.

Onderdeel van aanbesteding
Leuk dus. Maar hoe bepaal je nou welk systeem je moet hebben als je ‘implementeerbaarheid’ belangrijk vindt? Tijd voor nieuwe eenheden. Bijvoorbeeld de  benodigde tijd voor configuratie van een nieuw zaaktype. Daar zou je een mooie laboratoriumopstelling voor kunnen maken en die verwerken in de zo populaire PoC bij recente aanbestedingen. In plaats van van te voren, vraag je tijdens de PoC om een nieuw Zaaktype aan te maken ten overstaan van het publiek. Om het nog spannender te maken, zou je meerdere leveranciers *tegelijkertijd*  een nieuw zaaktype kunnen laten ontwikkelen. Een beetje competitie heeft een aanbesteding nog nooit kwaad gedaan, toch?

Oproep
De nieuwste generatie Zaaksystemen zijn in het beheer veel gebruiksvriendelijker geworden. Deze trend is gunstig voor de opdrachtgevers, maar zolang deze component niet of nauwelijks in aanbestedingen als belangrijk criterium wordt opgenomen, zal de prikkel voor de gevestigde orde om deze kant op orde te brengen beperkt zijn. Nu de prijs per inwoner geen onderscheidend vermogen meer betekent, zal de strijd de komende tijd gestreden worden in het verlagen van de TCO en daarmee dus de implementeerbaarheid. Deze TCO zal het gehele zaakgericht werken moeten afdekken, en niet enkel het Zaaksysteem. Het is aan de gemeenten om in hun aanbestedingen meer de nadruk te leggen op deze kwaliteitsaspecten en daarmee te zorgen dat zaakgericht werken weer van de organisatie is, en niet van de techniek.

Goede zaken gewenst!

Robert Mekking & Sven Blom

3 comments to Doe-het-zelf implementaties…

  • Joost Wijnings

    Ik ben het helemaal eens met deze filosofie. Toch heb ik de afgelopen jaren bij een aantal gemeenten wat factoren waargenomen die deze weg enigszins zouden kunnen belemmeren:
    - Ik zie dat schaal 10 functioneel beheerders vaak niet schaal 10 krijgen (onderbetaald worden), waardoor het lastig is om expertise van het niveau dat je extern inhuurt, zelf in huis te krijgen.
    - Daarnaast is ‘even een schaal 10 beheerder’ voor zaakgericht werken ‘extra’. Met name voor kleine gemeenten is dat niet op te brengen. Wat gaat deze persoon na de implementatie doen? Het artikel pleit voor ‘blijft handig voor de toekomst’, maar schaal 10 is duur voor kleine gemeenten.

    Ik ben benieuwd hoe jullie dit oplossen bij gemeenten, misschien kan ik er wat van leren. :-)

  • Ik kan niet voor Sven spreken, maar ik geef functioneel beheer altijd op als randvoorwaarde voor implementatieprojecten. Gemeenten die een dergelijk traject ingaan moeten zich realiseren dat de exploitatie van een dergelijke manier van werken ook de loonkosten van 0,6 FTE functioneel beheer inhouden. En als je dan wilt doorontwikkelen (en ik vind dat een kritieke succesfactor) heb je de overige 0,4 FTE ook nodig.

    Belangrijk darbij is dat een functioneel beheerder niet het zelfde is als een applicatiebeheerder+. Het is iemand die processen en organisatie snapt en aanvullend daarop leert implementeren in een zaaksysteem. dat mag dus best iemand zijn die in een vakafdeling zit en toe is aan iets nieuws (al dan niet gedwongen)

    En ja, het kost moeite en tijd om zo iemand in te werken, maar laat een invoeringsproject daar nou net prima voor geschikt zijn ;-)

    kortom, voor je aan een dergelijk project begint: benoem ‘beheer’ als voorwaarde en zorg voor ruimte om iemand op te leiden en ‘training on the job’ te geven in je project…

    HTH, Robert

    Ik heb

  • Joost Wijnings

    Klinkt voor mij als bruikbare argumentatie, ik neem het mee in mijn ‘mentale gereedschapskist’. :-) Bedankt!

Leave a Reply

  

  

  

You can use these HTML tags

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>