Doorontwikkeling; the best is yet to come…

En dan ineens ben je live. Gemeentebreed. Honderden zaaktypen worden gebruikt door alle medewerkers. Net zo veel poststukken die alleen nog digitaal worden gebruikt. Volledige transparantie. Bewaking op doorlooptijd en kwaliteit. Maar ook tientallen vragen over inloggen, ‘verdwenen’ documenten en onhandigheden in het systeem. Het hoort er allemaal bij.

En dan de verleiding om lekker even helemaal niks te doen….

Maar dat doen we dus lekker even niet. Na de invoering van een digitaal fundament beginnen we meteen met de Doorontwikkeling…

We hebben maandenlang met gebruikers gesproken en uitgelegd dat we in de eerste fase weinig (lees: ‘geen’) ruimte hadden voor maatwerk en aanpassingen aan het generieke procesmodel. Maar dat na de invoering onmiddelijk begonnen zou worden met het doorontwikkelen van de zaaktypen. Alle opties voor maatwerk zijn bespreekbaar. E-formulier? Geen probleem. Extra processtappen? Onmiddelijk. Sjabloontje erbij? Natuurlijk. Maar wel na de invoering van het fundament.

De reden hiervoor is deels praktisch en deels onderdeel van het verandermanagement. De praktische kant heb ik al eerder toegelicht: maatwerk toestaan betekent een exploderend project in termen van tijd, geld en risico. Eerst snel live met de basis en pas dan de tijd nemen voor procesknuffelen.

De veranderingskant is ook goed te begrijpen: als we met de basis live gaan, krijgt iedereen een zesje. Dat is voor veel mensen op de lange termijn niet werkbaar. Het wordt alleen geaccepteerd als er perspectief is op spoedige verbetering van die situatie. Zie het maar als een verbouwing: een paar weken in een stoffig en tochtig huis leven is prima te verdragen met die mooie serre inhet vooruitzicht, maar niet voor altijd. 

Betekent dat dan ook dat er tijdens de doorontwikkeling alles maar wordt aangepakt? Non, monsieur! Prioriteiten stellen! Neem bijvoorbeeld een maand de tijd voor de inventarisatie en vraag dan aan alle teams welke verbeteringen voor hen het belangrijkste is. Doe nadat je de wensen hebt ingewilligd opnieuw een inventarisatie en je zult zien dat men dusdanig gewend is aan de basisinrichting dat het aantal wijzigingsverzoeken fors afneemt.

Slimme gemeenten koppelen de wijzigingsverzoeken aan de organisatieontwikkeling. Dat wil zeggen dat doorontwikkelvoorstellen die bijdragen aan de orgnanisatiedoelstellingen hogere prioriteit krijgen. Op die manier worden de medewerkers betrokken bij de concerndoelstellingen en als bonus zal de doorontwikkeling onmiddelijk bij beginnen te dragen aan de organisatieontwikkeling.

Kortom: de het invoeren van het ZGW fundament is niet het einde, maar het begin van de doorontwikkeling.

Goede zaken gewenst!

1 comment to Doorontwikkeling; the best is yet to come…

  • Hey there I am so excited I found your site, I really found you by error, while I was looking on Aol for something else, Anyhow I am
    here now and would just like to say thank you for a fantastic post and
    a all round exciting blog (I also love the theme/design),
    I don’t have time to read through it all at the minute but I have book-marked it and also added in your RSS feeds, so when I have time I will be back to read a great deal more, Please do keep up the awesome work.

    my web-site WeldonDRause

Leave a Reply

  

  

  

You can use these HTML tags

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>